Beste relatie,
Sinds het samengaan van de onderwijsadministratiekantoren OOG en OHM vorige zomer wordt achter de schermen hard gewerkt aan de integratie. Systemen, processen en procedures worden op elkaar afgestemd, medewerkers weten elkaar steeds beter te vinden en expertise wordt gedeeld. Langzaam groeien we toe naar een nóg professioneler administratiekantoor onder de koepel van OOG onderwijs en jeugd. Heeft u opmerkingen of vragen over de integratie, bespreek dit dan met de eigen contactpersoon. Uiteraard ben ook ik altijd beschikbaar voor een gesprek.
Nanne Groeneveld,
directeur OOG&OHM
Deadline jaarverslag is 1 juli
Het bestuursverslag vormt samen met de jaarrekening en de zogeheten ‘overige gegevens’ het jaarverslag. Schoolbesturen leggen hierin verantwoording af over het gevoerde beleid op het gebied van onderwijs, personeel en huisvesting én de gemaakte (financiële) keuzes. Deadline van publicatie van het jaarverslag is elk jaar uiterlijk 1 juli.
Voor de samenstelling van het bestuursverslag is het bestuur zelf aan zet. Op onze website staat meer informatie over hoe je dat aanpakt. Bij het opstellen van de jaarrekening bieden de controllers van OOG&OHM ondersteuning. Daarmee zijn we inmiddels volop begonnen.
Keuze voor Financieel Pakket AFAS
Door het samengaan van de twee organisaties OOG en OHM maakt onze organisatie nu gebruik van twee financiële pakketten: Exact en AFAS. Dat is een onwenselijke situatie. Vanaf januari 2024 zullen we daarom volledig overgaan op AFAS. Daardoor kunnen we efficiënter werken, hebben we voor onze klanten één duidelijke werkwijze met op termijn steeds meer mogelijkheden, en kunnen we goedkoper inkopen.
Voor een klein aantal besturen en samenwerkingsverbanden maken we een uitzondering, zij gaan op een later moment over. Dit vanwege de complexiteit van hun administratie. Zij worden hierover persoonlijk geïnformeerd.
Management Informatie Systemen (MIS)
In maart hebben we samen met een aantal klanten verschillende Management Informatie Systemen (MIS) bekeken, namelijk Cogix, Infotopics en Capisci. De bijeenkomsten waren zeer informatief en gaf de deelnemers een goed overzicht van de mogelijkheden van de diverse pakketten. Na de presentaties bleek dat men verschillende voorkeuren had, en dat elk pakket voor- en nadelen heeft.
Omdat er geen duidelijke ‘winnaar’ uit de presentaties naar voren is gekomen, is besloten de contracten met de huidige partijen te verlengen. Wij gaan ervanuit dat we met deze twee pakketten een prima oplossing in huis hebben. Medewerkers van OOG&OHM worden binnenkort getraind in het gebruik van beide pakketten, zodat er voldoende ondersteuning beschikbaar is bij het opstellen van de begroting in 2024.
Dit betekent dus ook dat Infotopics de aangekondigde wijzigingen in de OHMix (voor ex-OHM klanten) gaat doorvoeren.
Als klanten ontevreden zijn over hun huidige MIS kunnen zij nu overstappen naar Cogix of Infotopics. Overstappen naar een ander pakket is ook mogelijk, maar dan zal u zelf het beheer over dit pakket moeten gaan voeren.
Gezocht: senior medewerker salarisadministratie
Ook OOG&OHM heeft het laatste jaar te maken gehad met personeelsverloop. Een aantal vertrouwde gezichten en een paar medewerkers in tijdelijke dienst hebben de organisatie verlaten. Met de inzet van externe medewerkers zijn deze veranderingen zoveel mogelijk opgevangen.
Inmiddels zijn bijna alle vacatures, ondanks de krapte in de arbeidsmarkt, weer opgevuld en worden de nieuwe medewerkers opgeleid in Leiderdorp of in Amsterdam. Momenteel zoekt OOG&OHM alleen nog een senior medewerker salarisadministratie. Mocht u iemand kennen….
Facturen s.v.p. aanleveren in .XML
Facturen van derden worden in verschillende formats bij ons aangeleverd ter verwerking in SpendCloud. Ons factuurverwerkingssysteem werkt het meest accuraat met het format XML. Als leveranciers facturen aanleveren in .pdf en .XML, stuur dan s.v.p. beide versies naar ons door. Levert de klant alleen een pdf-versie aan, vraag dan ook om de XML-versie. Dit bevordert de verwerkingssnelheid van de facturen en vermindert de kans op fouten.
085-0665300 is ons nieuwe telefoonnummer
Vanaf 5 juni 2023 veranderen de telefoonnummers van OOG&OHM onderwijs-ondersteuning. De huidige nummers (071-xxx en 020-xxx) worden vervangen door één algemeen telefoonnummer: 085-0665300. Iedere medewerker krijgt een eigen doorkiesnummer zodat hij/zij rechtstreeks bereikbaar blijft. De nieuwe telefoonnummers van de medewerkers zullen begin juni in de e-mailhandtekening van de betreffende medewerker worden opgenomen. Begin 2024 zullen de huidige nummers verdwijnen.
Andere e-mailadressen
Wellicht is het u al opgevallen: de e-mailadressen van de medewerkers van OOG&OHM zijn aangepast naar ‘voorletter.achternaam’@oogohm.nl. Indien u een e-mail naar het oude e-mailadres zendt, komt deze gewoon bij de medewerker aan. Het OOG&OHM domein is inmiddels vastgelegd, waardoor er ook aan een nieuwe website kan worden gewerkt. Hierover binnenkort meer.
Spookfacturen, let op!
De laatste weken worden we regelmatig geconfronteerd met het fenomeen ‘Spookfacturen’, vooral bij de samenwerkingsverbanden. Een vaker terugkerende Spookfactuur is herkenbaar aan de volgende kenmerken: Berséba, grensverkeer, SBO en flinke bedragen, inclusief een gedegen onderbouwing in de bijlage bij de factuur.
Onze medewerkers proberen deze echt lijkende facturen zoveel mogelijk te ondervangen. De goedkeuring van de betaling ligt echter bij u. Hierbij verzoeken wij u om facturen altijd goed te controleren alvorens akkoord te geven. As er een frauduleuze factuur wordt herkend en afgekeurd, adviseren wij u aangifte te doen bij de politie.
Koppeling Visma aan De Arbodienst
Bent u in januari overgestapt van Raet-Youforce naar Visma.Net? Dan kunnen er problemen zijn geweest rondom de aanlevering van gegevens vanuit Visma naar De Arbodienst. De afgelopen weken is er door De Arbodienst (Paradigma Groep) en Visma.Net hard gewerkt om de koppeling in orde te maken. Per 1 juli gaat de koppeling, naar de huidige planning, live.
Klanten die een koppeling wensen tussen De Arbodienst en Visma.Net kunnen dit bij ons aangeven, dan laten wij de koppeling aanbrengen. Als de koppeling is aangebracht zal een invoer in Visma Verzuim automatisch leiden tot een melding in het systeem van De Arbodienst en is dubbele invoer (Visma én Arbodienst) hiermee verleden tijd.
Voor klanten die per 1 januari 2024 overgaan naar Visma.Net en een koppeling met De Arbodienst hebben, betekent dit dat de migratie probleemloos zal gaan verlopen.
Aanzegplicht: informeer uw medewerkers tijdig!
In het onderwijs worden veel arbeidsovereenkomsten aangegaan die lopen tot het einde van het schooljaar. Als u met een medewerker een dienstverband voor bepaalde tijd bent overeengekomen van tenminste 6 maanden en u wilt het dienstverband niet voortzetten, dan is het van belang dat u zich houdt aan de Aanzegplicht (Burgerlijk Wetboek, artikel 7:668). Hierin is bepaald dat u tenminste een maand voordat de tijdelijke arbeidsovereenkomst afloopt, uw medewerker schriftelijk informeert of u de overeenkomst wilt voortzetten of niet. Doet u dat niet of te laat, dan kan uw medewerker aanspraak maken op de zogenaamde Aanzegvergoeding. De Aanzegvergoeding bedraagt maximaal het loon over een maand.
